Desde que comenzaron las jornadas laborales remotas, las reuniones virtuales forman parte de las actividades cotidianas de los equipos de trabajo. Se vuelve necesario lograr que estas instancias cuenten con buenas prácticas y sean provechosas para cada una de las personas asistentes.
1.- Organiza los tiempos de la reunión y planifica los temas a tratar.
Para mantener la agilidad y productividad, establece los temas de la reunión con anticipación y destina una cantidad de tiempo estimada para cada uno de ellos.
Además, con el fin de optimizar tiempos y entregar mayor claridad, es importante que todos los participantes sean informados sobre los objetivos y las temáticas a tratar.
2.- Las reuniones deben tener alguien que las modere.
Es necesario orientar la conversación hacia los temas de interés, evitando intervenciones fuera del tema, repetitivas y extensas. Idealmente, cada instancia debe contar con una persona que vaya guiando la interacción en cada punto a tratar.
3.- Invita a las personas que realmente necesitas para la reunión.
Se vuelve crucial contar con un número acotado de asistentes. Los encargados de la empresa que estén relacionados con el tema, colaboradores que puedan resolver las dudas o personas de otras áreas que puedan aportar con una perspectiva diferente y valiosa, son aquellas personas que podrían ser consideradas.
4.- El tiempo es crucial
Para que sean exitosas, se estima que las reuniones deberían durar como máximo 45 minutos, de esta forma todas las personas se mantendrán centradas y concentradas, aumentando la productividad de la sesión.
Otro aspecto importante es la puntualidad. Colocar el link en el correo enviado a los participantes y habilitar la sala de reuniones a la hora indicada en la invitación ayuda a que las reuniones comiencen a la hora.
Las reuniones remotas, al igual que las presenciales, sirven para hacer el trabajo más eficiente y productivo. No abuses de ellas, aprovecha al máximo cada instancia y mejora la forma en que te comunicas con tu equipo.
